Japan Anime Party — event firmowy (Sopot, 2024)
Event firmowy dla ok. 370 uczestników. Produkcja + koordynacja on-site: dwie sceny, szybkie zmiany wejść i pełna kontrola tempa — bez chaosu na sali
- 370 uczestników • event firmowy
- 2 sceny / 1 dzień • pełna koordynacja on-site
- Szybkie zmiany setów • kontrola tempa wejść
Cel i format
Impreza tematyczna (anime) z mocnymi punktami programu i częstymi wejściami na scenę. Klimat i tempo prowadzone tak, żeby energia nie siadała.
Skala
Ok. 370 uczestników • event firmowy. Kilka równoległych stref + dwie sceny i ruch na sali przez cały wieczór.
Zakres massEVENT
Koordynacja on-site + produkcja operacyjna dnia: harmonogram, komunikacja z podwykonawcami, prowadzenie cue’ów i szybkie decyzje na miejscu.
Wyzwanie / plan B
Równoległa realizacja scen i koncertu: zmiany setów w krótkich oknach czasowych, kontrola kolejek/napływu ludzi, plan B na opóźnienia i „przeciąganie” punktów programu.
Co zrobiliśmy
- przygotowanie planu dnia / run-of-show i cue’ów wejść
- koordynacja scen: przejścia, zmiany setów, okna techniczne
- komunikacja i synchronizacja podwykonawców (FOH, scena, obsługa stref)
- kontrola tempa programu i korekty „na żywo”
- koordynacja stref / ruchu uczestników (żeby nie blokować wejść i sceny)
- plan B na opóźnienia: zamiany kolejności, skróty, szybkie decyzje
Jak wyglądał przebieg
4 etapy, które trzymały tempo i pilnowały kluczowych momentów.
Brief i cel
Ustalenie formatu, priorytetów i „must-have” punktów programu.
Plan i scenariusz
Run-of-show + cue list + plan komunikacji między scenami i strefami.
Produkcja i przygotowanie
Ustalenia z podwykonawcami, potwierdzenia, gotowość scen i przejść.
Realizacja na miejscu
Koordynacja on-site, pilnowanie tempa, szybkie zmiany i domknięcie eventu.
Efekt
- płynne przejścia między punktami programu (bez „martwych” minut)
- dwie sceny spięte organizacyjnie — bez konfliktów i opóźnień
- kontrola tempa wejść i setów (dynamiczny przebieg wieczoru)
- szybkie decyzje na miejscu — jeden punkt odpowiedzialności
Zobacz jak to wyglądało
Opinia klienta
Chcesz podobny standard na swoim evencie?
Wyślij podstawowe info o wydarzeniu — wrócimy z planem działań i wyceną.
Najczęstsze pytania
Czy możecie zrobić podobny event w innym mieście?
Tak. Realizujemy eventy w całej Polsce — scenariusz, plan, ekipy i podwykonawców dobieramy pod lokalizację oraz warunki obiektu. Jeśli masz już miejsce wydarzenia, dopasujemy logistykę i produkcję tak, żeby dowieźć ten sam efekt.
Od czego zależy wycena?
Wycena zależy głównie od:
• skali i formatu (liczba osób, układ sali, scena/koncert, liczba punktów programu),
• zakresu odpowiedzialności (produkcja, reżyseria, koordynacja on-site, podwykonawcy),
• techniki i złożoności (światło/dźwięk/multimedia, synchronizacja, próby, redundancja),
• logistyki i czasu (termin, czas montażu, dostęp do obiektu, okna czasowe),
• ryzyk i planu B (warunki obiektu, pogoda, równoległe elementy programu).
Jak wcześnie trzeba się zgłosić?
Najlepiej 12-16 tygodni przed eventem.
Minimalnie da się wejść szybciej (czasem nawet 2–4 tygodnie), ale przy większej skali i wielu elementach technicznych bezpieczniej mieć czas na plan, potwierdzenia i próby.
Czy możecie wejść w projekt “w trakcie”?
Tak. Wchodzimy wtedy w tryb „porządkujący”: robimy szybki przegląd ustaleń, domykamy braki, ustawiamy plan dnia/run-of-show, komunikację z podwykonawcami i przejmujemy koordynację na miejscu.
Czy zapewniacie podwykonawców/technikę?
Tak. Jeśli trzeba – bierzemy na siebie dobór i koordynację techniki oraz podwykonawców (światło/dźwięk/LED/scena/foto/video/hostessy itp.). Dobieramy ekipę i rozwiązania do formatu, budżetu i warunków obiektu. Jeśli masz już swoich dostawców, możemy pracować na Twoich ludziach — przejmujemy koordynację i spinamy całość run-of-show.
Zobacz inne przykłady realizacji
Jeśli chcesz zobaczyć konkretne wdrożenia i formaty wydarzeń — przejdź do realizacji.