Konferencja biznesowa — Łódź (2023)
Konferencja dla ~400 osób. Pełna organizacja: agenda, logistyka, technika oraz strefa targowa — jeden zespół prowadził całość od przygotowań po domknięcie dnia.
- 400 uczestników • konferencja
- Pełna organizacja + koordynacja na miejscu
- Technika + strefa targowa
Cel i format
Dzień konferencyjny z prelekcjami i płynną logistyką dla uczestników oraz wystawców.
Skala
Ok. 400 osób + strefa targowa. Równolegle: scena, rejestracja, przerwy.
Zakres massEVENT
Pełna organizacja, technika, strefa targowa, koordynacja ekip i dostawców.
Wyzwanie / plan B
Wiele punktów „na czas”: wejścia prelegentów, przerwy, rotacja na targach. Plan B na kluczowe momenty.
Co zrobiliśmy
- przygotowanie agendy i scenariusza dnia (kolejność, czasy, przejścia)
- logistyka uczestników: rejestracja, oznaczenia, komunikaty na miejscu
- koordynacja obiektu i wszystkich dostawców
- technika: scena, dźwięk, światło, multimedia pod prezentacje
- strefa targowa: ustawienia, przebieg, gotowość stanowisk
- kontrola tempa dnia + korekty „na żywo”
- plan B dla kluczowych punktów (żeby nie było przestojów)
Jak wyglądał przebieg
4 etapy, które trzymały tempo i pilnowały kluczowych momentów.
Brief i cel
Ustalenie formatu, priorytetów i tego, co ma zadziałać „bez tarcia”.
Plan i scenariusz
Agenda minuta po minucie + checklista i podział ról na miejscu.
Produkcja i przygotowanie
Ustawienia sali, sceny i targów + testy i gotowość przed startem.
Realizacja na miejscu
Koordynacja rejestracji, sceny i strefy targowej + domknięcie dnia.
Efekt
- płynny przebieg dnia — bez nerwowego „gaszenia pożarów”
- sprawna rejestracja i czytelna logistyka dla uczestników
- targi działające równolegle do sceny — bez konfliktów i opóźnień
- jeden punkt decyzyjny na miejscu → szybkie decyzje i porządek
Zobacz jak to wyglądało
Opinia klienta
Chcesz podobny standard na swoim evencie?
Wyślij podstawowe info o wydarzeniu — wrócimy z planem działań i wyceną.
Najczęstsze pytania
Czy możecie zrobić podobny event w innym mieście?
Tak. Realizujemy eventy w całej Polsce — scenariusz, plan, ekipy i podwykonawców dobieramy pod lokalizację oraz warunki obiektu. Jeśli masz już miejsce wydarzenia, dopasujemy logistykę i produkcję tak, żeby dowieźć ten sam efekt.
Od czego zależy wycena?
Wycena zależy głównie od:
• skali i formatu (liczba osób, układ sali, scena/koncert, liczba punktów programu),
• zakresu odpowiedzialności (produkcja, reżyseria, koordynacja on-site, podwykonawcy),
• techniki i złożoności (światło/dźwięk/multimedia, synchronizacja, próby, redundancja),
• logistyki i czasu (termin, czas montażu, dostęp do obiektu, okna czasowe),
• ryzyk i planu B (warunki obiektu, pogoda, równoległe elementy programu).
Jak wcześnie trzeba się zgłosić?
Najlepiej 12-16 tygodni przed eventem.
Minimalnie da się wejść szybciej (czasem nawet 2–4 tygodnie), ale przy większej skali i wielu elementach technicznych bezpieczniej mieć czas na plan, potwierdzenia i próby.
Czy możecie wejść w projekt “w trakcie”?
Tak. Wchodzimy wtedy w tryb „porządkujący”: robimy szybki przegląd ustaleń, domykamy braki, ustawiamy plan dnia/run-of-show, komunikację z podwykonawcami i przejmujemy koordynację na miejscu.
Czy zapewniacie podwykonawców/technikę?
Tak. Jeśli trzeba – bierzemy na siebie dobór i koordynację techniki oraz podwykonawców (światło/dźwięk/LED/scena/foto/video/hostessy itp.). Dobieramy ekipę i rozwiązania do formatu, budżetu i warunków obiektu. Jeśli masz już swoich dostawców, możemy pracować na Twoich ludziach — przejmujemy koordynację i spinamy całość run-of-show.
Zobacz inne przykłady realizacji
Jeśli chcesz zobaczyć konkretne wdrożenia i formaty wydarzeń — przejdź do realizacji.