Witajcie eventowi przyjaciele!

Dziś chcemy podzielić się z wami niezwykle istotnym aspektem organizacji udanej konferencji (czy każdej innej imprezy) – sztuką planowania harmonogramu. Jak wiecie, dobrze zaplanowany czas jest kluczem do sukcesu każdego wydarzenia. W tym wpisie przyjrzymy się krok po kroku temu, jak stworzyć agendę, która zagwarantuje płynny i satysfakcjonujący przebieg konferencji. Gotowi na planowanie?

Określenie celów i tematu konferencji

Na samym początku musimy zrozumieć, jakie są cele naszej konferencji oraz jej temat przewodni. Dlaczego organizujemy tę konferencję? Jakie wiadomości, umiejętności czy inspiracje chcemy przekazać uczestnikom? Definiowanie celów i tematu pomoże nam później w opracowaniu koncepcji eventu, a także w doborze mówców, tematów prezentacji, lokalizacji wydarzenia i jego agendy.

Wybór odpowiedniej lokalizacji

Choć nie dla wszystkich musi to być oczywiste, wybór odpowiedniej lokalizacji ma ogromne znaczenie dla harmonogramu konferencji. Musimy uwzględnić dostępność, rozmiar i wyposażenie miejsca. Czy będzie potrzebna scena? Jakie są możliwości techniczne? Czy jest wystarczająco miejsca na przerwy i networking?

Nie każdy obiekt posiada infrastrukturę i lokalizację odpowiadającą naszym potrzebom w kontekście konkretnej imprezy. W zależności od sytuacji, wziąć pod uwagę trzeba również ilość miejsc noclegowych, przepustowość restauracji, liczbę miejsc parkingowych, układ sal konferencyjnych czy dodatkowe powierzchnie, które mogą być potrzebne na etapie realizacji eventu.

Po dokładnej analizie naszych potrzeb możemy podjąć decyzję i przejść do kolejnego kroku.

Zidentyfikowanie mówców i prezentacji

Wyszukajmy inspirujących prelegentów, którzy najlepiej pasują do tematu naszej konferencji. Współpracujmy z ekspertami, którzy są dobrze zaznajomieni z tematyką i potrafią przekazać wartościowe treści. Przydzielmy odpowiedni czas na każdą prezentację i pamiętajmy o uwzględnieniu czasu na pytania i odpowiedzi. Wydaje się proste, nieprawdaż?

Rzeczywistość jest odrobinę bardziej skomplikowana. Poza oczywistymi kwestiami trzeba wziąć pod uwagę szereg dodatkowych zmiennych. Z różnych względów często zdarza się, że poszczególni prelegenci nie mogą wystąpić w momencie, który najbardziej by nam pasował. Bywa i tak, że nie mogą (bądź nie chcą) pojawić się na scenie z konkretnymi osobami.

Wierzcie lub nie, ustawienie agendy, gdy na scenie ma się w ciągu eventu pojawić kilku lub kilkunastu prelegentów, potrafi stanowić niezłą łamigłówkę.

Tworzenie chronologicznego planu

Na tym etapie zaczynamy tworzyć nasz harmonogram. Rozpocznijmy od określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia konferencji. Następnie dodajmy sloty czasowe dla rejestracji, przerw kawowych, lunchu i networkingu. Upewnijmy się, że mamy odpowiednio długie przerwy, aby uczestnicy mogli porozmawiać i nawiązać kontakty.

To niezwykle ważny moment w procesie tworzenia harmonogramu. O której najlepiej rozpocząć event? Do której powinien trwać? Czy uczestnicy są lokalni czy też zjeżdżają się z różnych zakątków świata? Czy udział w wydarzeniu obejmuje noclegi? To również wpływa na decyzje dotyczące czasu trwania wydarzenia.

Jeśli event jest całodzienny, a my zapewniamy gościom lunch, ważną kwestią jest odpowiednie zaplanowanie przerwy obiadowej w taki sposób, aby wszyscy zdążyli spokojnie go skonsumować. To właśnie dlatego na etapie wyboru lokalizacji sprawdzaliśmy, jaką przepustowość ma restauracja, do której zaprosimy uczestników.

Niezwykle ważnym elementem każdego niemalże eventu biznesowego jest networking. Nie można więc zapomnieć o zaplanowaniu na niego odpowiedniej ilości czasu. Ludzie chcą ze sobą rozmawiać, poznawać się i wymieniać doświadczenia, dlatego zbyt krótkie przerwy mogą zostać źle odebrane przez uczestników.

Zadbanie o płynność przebiegu

Pamiętajmy, że płynność przebiegu konferencji jest kluczowa. Upewnijmy się więc, że mamy wystarczająco dużo czasu na każdą prezentację, a także dodajmy odpowiednie marginesy czasowe na ewentualne opóźnienia czy pytania uczestników. Dbajmy o to, aby zmiany w harmonogramie były płynne i nie zakłócały planu dnia.

Niektórych sytuacji wpływających na opóźnienia nie da się przewidzieć, a co za tym idzie, trudno jest ich całkowicie uniknąć. Dlatego ważne jest, aby dać sobie możliwość reagowania na bieżącą sytuację – można na przykład delikatnie skracać bądź wydłużać przerwy kawowe.

Komunikacja z prelegentami i uczestnikami

Przed konferencją skontaktujmy się z prelegentami, aby przekazać im dokładne informacje na temat czasu, jakim dysponują na swoją prezentację, a także instrukcje dotyczące prezentacji multimedialnych czy innych specjalnych wymagań technicznych.

Dobrze jest uzgodnić wcześniejszy termin przesłania wszystkich materiałów, aby mieć czas na ich weryfikację pod kątem technicznym. Zdecydowanie unikajmy sytuacji, w której prelegent dopiero w dzień konferencji, czy nawet bezpośrednio przed swoim wystąpieniem przynosi plik, który trzeba mu za chwilę wypuścić na ekranie. To zupełnie niepotrzebny stres zarówno dla organizatora, jak i prelegenta.

W tym samym czasie, a więc jeszcze przed rozpoczęciem konferencji, warto poinformować uczestników o szczegółach dotyczących harmonogramu, aby mogli odpowiednio zaplanować swój udział w konferencji.

Reagowanie na zmiany

Mimo najbardziej starannego planowania, zawsze mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje. Bądźmy przygotowani na ewentualne zmiany i elastycznie dostosujmy harmonogram, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ważne jest, aby zachować komunikację z prelegentami i uczestnikami, informując ich o wszelkich zmianach, aby uniknąć zamieszania.

Dość stresujące, a wcale nie tak rzadkie jak mogłoby się wydawać, są sytuacje, w których w ostatniej chwili okazuje się, że prelegent się spóźni lub – co jeszcze gorsze – nie dojedzie w ogóle. Niestety, ale kilkukrotnie mieliśmy do czynienia z taką sytuację i musimy przyznać, że choć finalnie udało się wszystko opanować, to jest to moment mocno nieprzyjemny.

Podsumowanie

Stworzenie harmonogramu udanej konferencji to skomplikowany proces, który wymaga dokładnego planowania, elastyczności i uwzględnienia różnych czynników.

Poprzez określenie celów, wybór odpowiedniej lokalizacji, zidentyfikowanie mówców i prezentacji, a także tworzenie chronologicznego planu, możemy stworzyć harmonogram, który zapewni płynny i satysfakcjonujący gości przebieg wydarzenia.

Pamiętajmy również o komunikacji z prelegentami i uczestnikami oraz gotowości do reagowania na zmiany. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że nasza konferencja będzie niezapomnianym doświadczeniem dla wszystkich jej uczestników.